La Data: El primer paso en la gestión del conocimiento.

Estamos encaminándonos hacia una sociedad de organizaciones basadas en la información, donde la administración y explotación de los datos está transformando el manejo de las organizaciones y su competitividad en el mercado. De ahí que tener acceso y un buen manejo de la información, es importante para tomar decisiones adecuadas y promover la gestión del conocimiento dentro de nuestra organización. Todo este proceso se inicia en un buen diseño de LA DATA.

Administrar adecuadamente los datos nos permitirá comprender el pasado y planear el futuro, generar información relevante y útil en los distintos niveles de la organización desde el nivel operativo, pasando por el nivel táctico, hasta llegar al nivel estratégico. Cada uno con sus respectivas demandas de uso. Todo ello servirá para que nuestra organización pueda tomar decisiones que le lleve a minimizar, costos [pues permite ahorro de tiempo], incrementar la productividad y hacer retrospección.

Un almacén de datos

concentra información procedente de distintos subsistemas operacionales y los distribuye por medio de diversas herramientas de consulta. De este modo, los datos operativos de una empresa se convierten en una herramienta competitiva, que permite a los usuarios finales examinarlos de un modo más estratégico.

Iniciar la administración adecuada de la DATA, tiene su punto de partida en preguntas sencillas como: Qué datos necesitamos recoger, Quiénes son los que deben registrarlos, Dónde almacenarlos y quiénes deben tener acceso a ellos. Son las preguntas a las cuales, debemos dar respuesta para iniciar esta cadena de valor dentro de la organización.

Crear una la Data, tal vez en un primer momento, al inicio requiera de un impulso de inversión y un trabajo adicional. Sin embargo, sus beneficios serán muchos. Nos permitirá ahorrar tiempo y energía. Además, recordemos que toda organización genera datos. Lo único que hay que hacer es ordenarlos de manera lógica e integral su registro, para optimizar su uso. De ahí que la estandarización de formatos es indispensable para que no haya problema en la fluidez de la información. En esencia todo es cuestión de ordenar los datos, para que todos hagan usos de ellos.

En esta tarea, el articulo de Theresa A. Pardo, Sharon S. Dawes, Y Anthony M. Cresswell “Entradas de apertura: una guía práctica para diseñar programas electrónicos de acceso a los expedientes nos brinda una pauta muy interesante para crear expedientes electrónicos con los cuales podremos tener acceso a los programas que son eficaces, manejables y comprables. Sus cuatro herramientas: Gravamen, Diagnostico, Diseño del Programa y el de Valoración del costo. Muestran los criterios y valores a tomar en cuenta en el desarrollo de cada fase. Además de proporcionarnos un ejemplo de su implementación. Todos ellos muy útiles y sobre todo con visión integral del proceso.

Sin embargo, me parece que cada una de estas herramientas deben ser consideradas como una referencia. Lo recomendable, es que antes de aplicarlas, sería conveniente adaptarlas a la realidad o caso en estudio, según cada organización. Tomando en cuenta estas medidas estaremos iniciando un camino de producción de información de todos y para todos.

La Conectividad un elemento clave de las TICs.

En la última década, las organizaciones públicas en América Latina han empezado a darse cuenta de la importancia de “saber qué es lo que saben” y de hacer el mejor uso de este conocimiento. El conocimiento está siendo reconocido como el más importante activo de la organización, como el “único recurso económico significativo”; y por lo tanto se están haciendo esfuerzos por definir cómo adquirirlo, representarlo, retenerlo y administrarlo. De hecho algunos países como Brasil, Chile, Venezuela, por citar algunos casos, vienen desarrollando políticas de gobiernos orientadas a crear toda una cultura de la conectividad para una eficiente administración de la información.

Dentro del objeto de la administración de la información, está lo que la organización sabe de sus usuarios, servicios, procesos, mercados, empleados, etc. Y sobre el cómo combinar estos elementos para tener una organización eficiente y, -porque no-, competitiva.

El conocimiento es un activo, pero su administración, uso y manejo efectivo y eficiente requiere inversiones en otros activos, algunos de ellos son:

1· Captura de los datos [información] a través, por ejemplo, de la creación de documentos y transferencia de documentos a un sistema automatizado.
2· Adicionar valor al conocimiento mediante edición, compactación, empaquetamiento, etc.
3· Desarrollar infraestructura y aplicaciones de tecnología de información para asegurar la fluidez de la información.
4· Educar a los empleados en la creación, uso y formas de compartir el conocimiento.

Toda esta inversión es indudablemente es costosa, al mismo tiempo la reflexión obvia es, no hacerlo es más costoso aun.

¿Cuál es el costo de la ignorancia?
¿Cuánto le cuesta a una organización olvidar lo que sus funcionarios claves saben?
¿Cuánto pierde una organización si no tiene acceso a información sobre sus usuarios?

Estas interrogantes nos llevan a redefinir una nueva dimensión en el trabajo. En las relaciones sociales. De ahí que en esta última década, la conectividad surge como una necesidad. La conectividad hace referencia al proceso consistente en el empleo de las TIC como un instrumento facilitador de la comunicación entre las personas, o bien entre ellas y las máquinas, independientemente de la tecnología utilizada para ello.

FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA CULTURA DE LA CONECTIVIDAD, LA NUEVA VIA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA...

La tecnología es insuficiente para garantizar la eficiencia...
Y la eficiencia, no garantiza necesariamente la equidad.
De ahí que las políticas públicas y el manejo de las decisiones, son un factor importante en la cultura de la conectividad, para que la administración pública genere valor público

Dos ámbitos fundamentales en los que esta tendencia hacia la conectividad se hará cada vez más evidente, serán los relativos al desarrollo Internet, como gran red de redes de alcance global, por una parte, y la proliferación de las comunicaciones móviles, como instrumento generalizado de comunicación entre las personas, por otra. En ambos casos las bases sobre las cuales se sustentará dicha tendencia serán las tecnologías de banda ancha, dado que las mismas jugarán a la larga un papel clave en la configuración de dichos escenarios de conectividad.

La Red se ha convertido ya en el nuevo paradigma de la conectividad global a todos los niveles, tanto para la comunicación, como para la información y también la transacción entre personas y ordenadores.

Un elemento clave de La Red, es la banda ancha, pues permiten el uso simultáneo de servicios de voz, vídeo y datos. La penetración de la banda ancha entre la población está siendo un factor de atención prioritaria en las políticas de los países más avanzados, debido a su estrecha relación con el desarrollo económico.

Desde el punto de vista de su impacto social, la introducción de la banda ancha comporta que los usuarios de este tipo de conexiones pasen más tiempo conectados a la Red y con más frecuencia que el resto de usuarios con conexiones de baja velocidad. Por otra parte, los usos de la Red y las aplicaciones utilizadas adquieren mayor sofisticación, pasándose de las aplicaciones convencionales a aplicaciones avanzadas que requieren la transmisión de grandes volúmenes de información.

Desde el punto de vista tecnológico, las redes de banda ancha vienen soportadas por tecnologías de naturaleza muy diversa, cuyas prestaciones técnicas, costes y aplicaciones varían sensiblemente de unas a otras.

En cuanto a la infraestructura tecnológica necesaria, que debemos considerar para lograr una eficiente conectividad se encuentra el desarrollo de una infraestructura tecnológica basada en una sólida Arquitectura de Información. A continuación cito, algunos de los aspectos importantes a considerar:

a. Manejo de la Tecnologías de Información
b. Diseño de una Arquitectura de datos.
c. Optar por una determinada arquitectura de sistemas.
d. Hardware.
e. Políticas de seguridad
f. Sobre el Centro de Operaciones de Red (NOC).

Además de ello, es necesario impulsar el uso eficiente y eficaz de la TI en los diferentes proyectos en ejecución, desarrollando sus posibilidades, para lograr mejores resultados; todo ello en el marco de extender una Cultura de la Información en la organización, de manera que nos lleve a gestionar el conocimiento.

Pero, si bien el tema tecnológico es un factor clave, también es cierto que concentrar todo nuestro esfuerzo en este factor, es insuficiente. Es importante, prestar especial atención a las capacidades y motivaciones que tienen las personas de nuestra organización para participar en esta nueva cultura de conectividad. Evaluar, cómo están y qué necesitan para articularse al proceso, es crucial para que el sistema funcione. También, es oportuno llamar la atención, para el caso de la administración pública por su particular naturaleza y los fines que persigue, otro factor. Las políticas públicas y la forma como los decidores toman las decisiones para priorizar, una u otra demanda.

Todo ello, en la comprensión que una cultura de la conectividad en la gestión pública, debe estar orientado a generar valor público y a fortalecer la democracia. Sabemos que la democracia no certifica la justicia y la equidad; pero lo que sí nos asegura es la existencia de espacios para luchar por ella y por el reconocimiento fáctico de los derechos ciudadanos.

La Reingeniería de Procesos y sus posibilidades en la Gestión Pública

Como se ha explicado en clase, la Reingeniería de Procesos-RP tiene como objetivo optimizar los flujos del trabajo y la productividad de una organización; y para ello implementa cambios sustanciales centrando su atención en sus procesos y no en las funciones. Esta manera de mirar, organizar y evaluar el trabajo, redunda en beneficio del cliente en la medida que se agiliza la atención de los servicios.

Esos son los beneficios. Pero, ¿cuáles son los requisitos?, ¿Hasta que punto los gerentes públicos tienen las condiciones para efectuar los “cambios” y virar hacia una gestión publica moderna, eficiente y sobre todo transparente y democrática?.

Sabemos, que las organizaciones del sector público y sus instituciones -reglas de juego- no han sido diseñadas para promover cambios. Al contrario, tengo la impresión que fueron pensados para que nada cambie. La base legal, los procedimientos y los mecanismos de control estatal son rígidos y han sido diseñados para que nada se le escape, no para cambiar y mejorar. Así tenemos por ejemplo que las evaluaciones normalmente centran su atención en el desempeño de las funciones y no en los ciclos de los procesos, a los cuales las personas responden. Bajo esta realidad, me pregunto ¿será posible realizar Reingeniería de Procesos, sin cambiar antes esta rígida estructura formal?. Considero que existen muchos límites “formales” que impedirían una exitosa implementación de RP.

Pero, aun si el cambio de la estructura formal llegase a darse –cosa que dudo-, creo que la otra gran tarea es, articular de manera coherente y equilibrada, la eficiencia “técnica” con las decisiones políticas, a fin de que la gestión pública, en verdad genere valor público.

Todos sabemos que la acción pública busca realizar de la mejor manera los intereses públicos y en el proceso debe minimizar los conflictos de intereses que forman parte de las acciones colectivas.
De ahí que considero, que mientras el tema no sea abordado integralmente, el gerente público va ha tener serias dificultades para realizar una gestión eficiente, pues mientras las decisiones políticas estén dominadas por grupos de intereses particulares, sean los propios de los cuerpos de funcionarios, sean los de las corporaciones económicas privadas, o los estrictamente partidarios, seguirán siendo pobres los resultados de la administración pública y sobre todo inequitativos.

Desde mi visión de las cosas, creo que la gestión publica y la gerencia política, requiere del cumplimiento de por lo menos estos tres elementos claves:

PRIMERO, EFICIENCIA: aquí es donde encaja la RP

SEGUNDO, PRACTICA DE UNA CULTURA DEMOCRATICA. Referido principalmente a las decisiones políticas, las mismas que deben ser tomadas, de acuerdo con la demanda de los ciudadanos y que tenga a la base la búsqueda de la equidad y la igualdad de oportunidades

TERCERO, CONTROL CIUDADANO. La vigilancia ciudadana es crucial, para garantizar el buen desenvolvimiento de la gestión pública. El ciudadano debe conocer sus derechos ejercerlos y contar con canales que le permita participar de las decisiones.

Como se habrán dado cuenta, mi reflexión no gira exclusivamente en torno a la RP, mas bien, he querido ampliar el espectro para ver otros elementos, que considero facilitará la labor del gerente público, y en consecuencia mejorar los resultados de nuestra administració pública.